Proviamoci

Ci siamo!
Proviamo adesso a creare un documento di stampa unione.
Premessa: i menu, le schermate ed i comandi di seguito indicati e visualizzati si riferiscono alla versione 2000 di Word, ma grosso modo sono applicabili anche alla versione 97 del word processor di casa Microsoft.

Immaginiamo di avere già un documento principale, nel nostro esempio "Lettera ai collaboratori.doc", che avevamo precedentemente impostato con i dati relativi ad un solo destinatario, come questo:

Creiamo adesso un nuovo documento dal nome "Elenco collaboratori.doc" nel quale inseriremo una tabella con tante colonne per quanti sono i campi che vorremo dinamicamente sostituire nel documento principale e tante righe per quanti sono i destinatari della nostra missiva.
Facendo riferimento all'esempio della lezione precedente dovremo creare una tabella contenente 4 colonne (DESTINATARIO, VIA, CITTA, DATA) e tre righe (tre destinatari: Rossi, Verdi, Bianchi).

Creata la tabella non dobbiamo fare altro che popolarla: inserire nella prima riga le intestazioni e nelle righe successive i dati relativi ai destinatari. Fatto questo salviamo il file con il nome "Elenco collaboratori.doc".

Naturalmente non dobbiamo effettuare quest'operazione se siamo in possesso del file contenente i dati. In questo caso dovremo solo indicare a Word dove andarlo a cercare il documento. Vedremo come.

Bene, siamo in possesso del documento principale ("Lettera ai collaboratori.doc") e del documento origine dati ("Elenco collaboratori.doc").

Accediamo al menu di Stampa Unione da Strumenti/Stampa Unione…

NOTA: non è necessario che il documento di origine dati sia aperto, ma è preferibile che lo sia il documento principale e che sia la finestra attiva (…deve essere visibile nell'area di lavoro di Word).

La schermata è costituita da tre passi fondamentali. Il passo 1 è abilitato (non è in grigio) e si occupa della definizione del documento principale, mentre gli altri due sono in grigio, disabilitati in quanto saranno attivi solo dopo che avremo completato il primo passo.

Al passo 1 ci viene chiesto di individuare il tipo di stampa unione. Il nostro esempio è basato su una lettera tipo (le altre opzioni proposte sono altrettanto utili ma meno usate). Clicchiamo quindi su "Lettere tipo...". Seguirà un messaggio con due opzioni

Scegliamo finestra attiva. L'altra opzione è utile nel caso non abbiamo ancora creato il documento principale.

Notiamo che alla nostra barra degli strumenti si è aggiunta un'altra barra che contiene tutti i comandi necessari per gestire la Stampa Unione. In atto solo qualche bottone risulta attivo.

NOTA: La barra di Stampa Unione presente nel vostro PC potrebbe essere in parte diversa - nella disposizione dei bottoni - da quella rappresentata di seguito in figura

Fatto questo abiliteremo il passo 2. Infatti la voce "Origine dati" sarà adesso selezionabile con il mouse.

NOTA: in qualsiasi momento possiamo annullare l'operazione ciccando su Annulla in basso a destra.

Le prime due opzioni tra quelle che ci vengono presentate sono le più interessanti: "Crea origine dati…" e "Apri origine dati…".

Avendo già un documento di origine dati ("Elenco collaboratori.doc"), clicchiamo sulla voce "Apri origine dati…".
La prima opzione - "Crea origine dati…" - potrà tornare utile nel caso in cui ancora dobbiamo ancora creato il nostro file di origine dati.
In tal caso grazie ad una facile ed intuitiva finestra di immissione dati, Word si farà carico di costruire la tabella che conterrà i dati di unione secondo le nostre indicazioni. Non dovremo fare altro che indicare i nomi dei campi. Quali? Riferendoci al nostro esempio sono: DESTINATARIO, VIA, ecc.

Ma non è il nostro caso visto che noi abbiamo già un documento di origine dati.

Dopo aver indicato a Word la posizione ed il nome del file di origine dati, ci verrà proposto di modificare il documento principale in quanto non contiene dati. Ricordate: il nostro è ancora un normale documento che stavamo per indirizzare al Sig. Bianchi Ettore.

Come inserire i campi di collegamento?
Beh, un po' di riposo! A più tardi.