Premessa
Settembre 2001 - Questa guida è rivolta
ai neofiti del wordProcessor (WP) di casa Microsoft.
Ci scuseranno i nostri utenti esperti - meglio definiti
con il termine power user
- per il carattere semplicistico e per i termini
non troppo tecnici. Ci auguriamo che l'impostazione
amichevole e discorsiva della guida faciliti l'apprendimento
di chi si è affacciato solo da poco tempo al
mondo dell'Office Automation.
L'assistente Microsoft cita testualmente: "È
possibile utilizzare la stampa unione per creare lettere
tipo, etichette di indirizzi, buste o cataloghi
."
Quando effettivamente conviene utilizzare la stampa
unione? Si può dire che è comodo avere
un documento in Stampa Unione (indicata anche come SU)
quando risulta necessario produrre un documento-tipo
da modificare solo in alcune parti. Il classico esempio
è la lettera inviata a destinatari diversi.
Ma fermarsi qui con la descrizione delle utilità
della SU può sembrare riduttivo.
Quando sarete esperti nell'utilizzo di questo strumento
potrete realizzare documenti dinamici che interagiscono
anche con i fogli di lavoro Excel, il tutto supportato
da formule per la gestione dei dati del documento principale.
Lo vedremo in seguito!
Cos'è la Stampa unione
1
Bene, cominciamo!
Se durante la lettura di questa guida, sarete sopraffatti
dallo sconforto per le difficoltà che incontrerete,
sappiate che anni fa la Stampa Unione (in passato MailMerge
o Fusione) non era così
splendidamente automatizzata: realizzare un semplice
documento in fusione era un tantino più
complesso.
In questa prima lezione ci limiteremo a descrivere
teoricamente la funzione di Stampa Unione.
Mi dispiace, ma una piccola premessa teorica è
fondamentale.
La Stampa Unione consiste nella generazione di un documento
di stampa (o, se vogliamo, di un file da archiviare)
il cui contenuto è costituito dall'unione di
due documenti diversi:
il documento principale e l'origine dati.
Il documento principale
deve essere necessariamente un documento Word:
a) creato ex novo in fase di preparazione della Stampa
Unione
oppure
b) precedentemente predisposto per lo scopo.
In pratica si tratta di un normalissimo documento di
word che dovrà ospitare
le informazioni per il prelievo dei dati dal file di
origine dati.
L'origine dati
è un documento Word - ma può anche essere
un foglio di lavoro Excel - che contiene i dati che
saranno uniti nel documento
principale (es. cognome, nome, indirizzo,
ecc.)
Vediamo come, grazie alla Stampa Unione, i due documenti
possono dialogare per produrre il risultato finale.
Nel nostro esempio,
"Lettera ai collaboratori.doc"
sarà il documento principale.
"Elenco collaboratori.doc"
sarà l'origine dati
"Lettera ai collaboratori.doc"
Al Sig. <<DESTINATARIO>>
Via <<VIA>>
Città <<CITTA>>
Oggetto: Comunicazione Urgente.
Si comunica che in data <<DATA>>
si terrà presso i nostri uffici una riunione
di servizio. Considerata l'importanza degli argomenti
trattati si prega di voler assicurare la propria
presenza.
IL DIRIGENTE
(Pinco Pallino)
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come vedete non è altro che una comunicazione
da inviare
a chi?
In effetti troviamo <<DESTINATARIO>>
nella voce dove avremmo dovuto inserire il nome del
destinatario della missiva. Analogamente troviamo anche
<<VIA>>, <<CITTA>> e <<DATA>>
negli spazi destinati all'indirizzo ed alla data di
convocazione.
Beh, tutto ciò esige una spiegazione, ma prima
diamo un'occhiata al documento
"Elenco collaboratori.doc"
DESTINATARIO |
VIA |
CITTA |
DATA |
Rossi Mario |
Privata, 1 |
BOLOGNA |
10/12/2001 |
Verdi Giovanni |
dei gelsi, 12 |
MILANO |
11/12/2001 |
Bianchi Ettore |
Roma, 125 |
ROMA |
12/12/2001 |
Si tratta di una semplice tabella contenente una intestazione
(DESTINATARIO, VIA, ecc.) composta da quattro campi
e da tre record. Record? Si, sono le righe della tabella.
Ogni riga contiene una unità d'informazione.
Nel record 1 troviamo i dati relativi al sig...DESTINATARIO,
VIA, CITTA e DATA
No!, quella è l'intestazione
della tabella ed ogni voce presente in questa riga contiene
un nome di campo.
Nel record 1 - seconda riga -, dicevamo, troviamo i
dati relativi al destinatario: Rossi Mario (VIA) Privata,
1 (CITTA) BOLOGNA, (DATA) 10/12/2001.
Torniamo alla nostra spiegazione precedentemente interrotta.
Cominciamo a capirci qualcosa: intanto notiamo che
le intestazioni della tabella nel documento "Elenco
collaboratori.doc", sono uguali ai nomi presenti
nel documento principale "Lettera ai collaboratori.doc"
(DESTINATARIO, VIA, CITTA, DATA).
Prima traccia!
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